Remplacer les groupes WhatsApp de l’équipe

Un salon pour l’équipe, un fil privé par livreur

Le salon Équipe est ouvert à tout le monde. Les responsables peuvent créer d’autres salons, par exemple en lecture seule pour les livreurs quand il s’agit d’informer plutôt que de discuter. Chaque livreur a en plus un fil privé avec les responsables : une question sur sa paie ou un retard ne se règle pas devant toute l’équipe. Il n’y a pas de messages privés entre livreurs : ce n’est pas le rôle de l’outil.

Un message, c’est du texte et jusqu’à quatre photos, avec un compteur de non-lus et une notification, salon par salon, que chacun peut mettre en silencieux, sauf celui des convocations.

Les messages qui doivent rester

Un responsable peut épingler un message : « Résidence Les Tilleuls : clé Vigik n° 2 » reste en haut du salon tant qu’il sert. Il peut aussi supprimer un message. Les photos, qui montrent souvent un nom et une adresse de client, sont effacées après trente jours, sauf sur les messages épinglés.

La liste du soir, au même endroit chaque jour

Chaque soir, le responsable coche sur son ordinateur les livreurs convoqués le lendemain, avec une heure pour tous ou une heure par personne, et le rôle de chacun : en tournée ou backup. La liste est postée dans un salon Convocations, en lecture seule, épinglée, exactement comme la liste WhatsApp d’aujourd’hui : le titre, le rendez-vous, un livreur par ligne. Chaque livreur retrouve en plus sa convocation sur son écran d’accueil, et le responsable voit qui a ouvert la liste.

Pourquoi pas simplement WhatsApp

Parce que les numéros personnels circulent, que les photos de clients restent sur des téléphones privés, qu’un livreur qui part emporte l’historique, et que personne ne sait qui a lu quoi. La messagerie de NEXTZ vit dans la société : un livreur qui part n’y a plus accès, les photos ont une durée de vie, et les contacts utiles, dispatcher du matin, garage, dépannage, sont dans l’appli, avec appel, SMS ou WhatsApp en une touche quand il faut sortir de l’outil.

Et les annonces, les contacts, les documents

La messagerie ne vit pas seule. Les contacts utiles de la société sont dans l’appli du livreur, avec appel, SMS ou WhatsApp en une touche : le dispatcher du matin, le garage, le dépannage. Le livreur dépose ses documents, permis et pièce d’identité, depuis son téléphone, et la société les retrouve sur sa fiche. Les demandes de repos passent par le planning, pas par un message perdu dans le fil. Chaque chose a sa place, et le salon Équipe redevient ce qu’il devrait être : l’endroit où l’on se parle.

• Salon Équipe, salons en lecture seule, fil privé par livreur
• Texte et quatre photos, notifications, non-lus
• Messages épinglés et supprimés par les responsables
• Convocations du soir dans un salon dédié, avec les lectures
• Photos effacées après trente jours